電話・ＦＡＸ
電話よりネット経由を多く使うのは、メリットを享受する場面は余り多くなく、私のような正確性が求められるビジネスにおいてはデメリットが致命的だからです。
- 《メリット》
- リアルタイムである
- 緊急時の連絡には極めて有効である
- 相手の反応が確認できる（場合がある）
- こちらの感情も伝えることができる（場合がある）
- 伝えたということがその場で確認できる
- 《デメリット》
- 記録が残らず、聴き漏れ、聞き間違い、誤解などが発生する恐れがある
- その話を第三者にも伝える必要がある場合、手間が掛かる上に伝言ミスの恐れがある
「ＦＡＸが欠点を補うではないか。」という意見があると思います。しかし、ＦＡＸの欠点の一つが、「情報の使い回しができない」ことです。電子データの場合は、そのままコピー＆ペーストすることで、入力の手間が省ける上に転記誤りのリスクが最小限に抑えられます。また、SDGsの観点からペーパーレスを勧める立場としても、紙が増えるＦＡＸはできるだけ使いたくない機器です。
コミュニケーションツールはLINE
顧問契約内の業務において、緊急に連絡する必要がある場合とは、年に何回もあるとは考えにくいところです。税務署が無予告で調査に来たときぐらいでしょうか。
お互いの連絡は、LINEです。1対1の場合もあれば、担当の方を含めたグループを作ってやり取りしている場合もあります。グループの方は、1対1でも良い内容でも、なるべくグループ内で会話し、他の方にも情報を共有してもらっています。
なお、スマホは、普段はマナーモードにしています。スマートウォッチとスマホをBluetoothで繋げてはおりますが、電話が掛かってきたこと（バイブ）に気付かない場合もあります。スミマセン。
情報量が多い場合はメール
パソコンで見た方が良いデータやファイルがあれば、メールでやり取りをしています。メールは、相手が見てくださったのか確認できませんので、メールを送信したことをLINEで通知することもあります。
保存すべきデータはDropBox
確定申告書や決算書の控えなど、後々の参考となる可能性があるファイルは、DropBoxで保管しています。クラウドストレージなので、共有している方なら、いつでもどこでも開くことができます。
契約書はクラウドサイン
顧問契約を交わす際には、クラウドサインを使っています。
印紙税がかからない上に、月5件まで無料で利用できますので、有り難いです。
まとめ
確実に記録が残るこれらのツールは、業務に正確さを強く求められる私たちのような仕事にはピッタリだと考えています。
「実際に会う」「声を聞く」ということも大事ではないかという意見もあると思います。もちろんそうですし、それを否定しているのではありません。電話より別の方法がより良いと考えているだけです。
コミュニケーションは重要ですので、私は、原則として「毎月訪問」して実際に顧問先に会い、お互いの信頼を構築する努力もしています。
また、電話を余り使わないことで、電話が掛かってきたということは「重要」か「緊急」である、ということが分かるという副産物もあります。
【編集後記】
先日、地元のタウン誌の取材を受けました。長く続けてきたジュニア卓球の指導者としての紹介です。あまり緊張するタイプではありませんので、取材自体はスムーズに進みました。4ページに渡るということで、少々恥ずかしいところもあります。
来月中旬に配付されるそうです。読者の方からどのように評価されるのかは、気になるところです。
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